Hvis man sidder med mails der kommer ind som har ens information:
E-mail adresse, eller Emne felt.
Kan man bede Outlook om at sortere de mails automatisk, så længe programmet er tændt for.

Åben Outlook, og højreklik på den mail du ønsker at automatisere en handling på, og klik “Regler”.
Dernæst “Opret Regel…”

Her kan man vælge hvad reglen skal kigge efter, når den leder efter mails:

 

Hvis du ønsker at reglen skal ramme alle mails der kommer fra afsenderen, klik den øverste box, “Fra: Kontonavn”.

Hvis det drejer sig om mails fra flere konti, kan de vælge box 2, og skrive hvad reglen skal lede efter.
Eks: “Nyhed”, så vil alle mails som har ordet “Nyhed” blive fjernet.
Note: Det betyder også mails som indeholder variationer så som: “Nyheder”.
Derfor vælg en længere linje, ligesom eksemplet.

Box 3, tillader dig at oprette en regel hvis en mail sendes til en gruppe, men du ikke ønsker at modtage fra dem.

Man aktivere flere bokse hvis du vil have mere kontrol over det.
Eks: Du vil gerne slette mails der kommer ind med Emnet “Nyheder”, men kun når det er sendt til Alle på Aleris.
Så sætter du et kryds i box 2 og 3, således:

 

Efter du har valgt hvad reglen skal lede efter kan du vælge hvad den skal gøre med E-mailen.
Hvis du bare vil have sorteret/slettet mailen, markere du blot “Flyt Mail til Mappe:” og skriver hvor den skal hen.
Klik på “Vælg Mappe…” og vælg hvorhen mailen skal sendes.

Du får nu et pop-up hvor der står:

Du kan vælge at trykke “OK”, og alle fremtidige mails vil nu blive rykket efter valg.
Hvis du sætter et kryds først, og derefter klikker “OK”, vil Outlook gå igennem din indbakke og tjekke om der er tidligere mails der matcher din beskrivelse. 

Du har nu oprettet en regel.

Hvis du vil tjekke dine regler, kan du igen højreklikke på en mail, og gå under “Regler”.
Men nu vælge “Administrer regler og beskeder…”

Her kan du slette/rette regler efter behov.

Hvis du ønsker at deaktivere en regel, men ikke ønsker at slette den.
Fjern fluebenet i venstre side, og klik “Anvend” nede til højre.